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如何与教授往来邮件

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文章摘要:如何与教授往来邮件,灵丹另行高步云衢,八达通雷龙雷克。

2017-11-20 来源:网络


摘要:

在美国的留学僧们在学习中遇到问题时,亦或是想要申请做TA(助教)等,难免需要通过邮件与教授交流,对于留学生而言,如何给北美的教授写邮件是一大烦恼。

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今天小编整理出一些给北美教授写邮件的注意事项供大家参考,其中大部分注意事项不仅可以运用于与教授沟通的邮件中,也适用于将来与同事或上司的邮件当中哦~

1. 按照商业信函的要求对待给教授的每一封邮件

尽管电子邮件被广泛认为为不太正规的沟通媒介,但事实上它又大多用在商业用途中。你不会因为过于正式而犯错,但过于不正式往往会给你带来不必要的误会。

2. 邮件主题应当包含必要信息

注意邮件主题一栏并不是用来打招呼的,所以千万不要在主题栏出现诸如“hey professor”的字样。最好的选择就是用最简略的语言表达清楚你的目的,如“Request for a space in your class”等。千万不要包含一些要求,比如说“紧急请求--请立即回复”,可以很肯定的说,你的请求会像垃圾一样处理掉。

3. 邮件中提及教授时尽量用到他们的名字

很多教授表示他们不喜欢被简略的称呼为“professor”。相较于“professor”,他们更喜欢被称呼为“Professor Lee”或者“Ms/Mr. Lee”。一些教授会建议学生直接叫他们的名字(firstnames),但是如果你认为加之头衔(如Professor,Dean等)也是可以的。

4. 邮件开头避免使用hey

没有教授会喜欢“hey”这种称呼方式。在很多人眼里,在邮件中使用“Dear Professor Jones”会显得过于正式。但事实上,如果你的目的带有商业性,这样的称呼恰到好处。当然,简单的“Professor Jones”也不存在问题。另外,虽然一些人对于用“Hi,Professor Jones”来打招呼也非常敏感,但大部分人还是习惯用hi来开始一封邮件的。

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5. 不要接二连三催促教授回复

尽管我们已经习惯了网络中沟通的迅速反馈,但实际上教授不会那么快的回答你的问题。基本上每个教授都很忙,所以不要认为即时回复理所当然,不要接二连三的发邮件催促你的教授,给他们一到两天或者更多的时间来回复你。如果五天后仍没得到回复,你可以再发送一遍邮件。

6. 邮件中不要运用任何表情符号

切记在与你的教授沟通的邮件中不要运用任何表情符号,当然,更不要用网络流行的首字母缩略词,缩写词和简写(如lol, U, Urs等等)。不要把邮件混同于短信,因为以上所有的电子速记写法所代表的亲密度程度(亦或是年龄层)对于你的教授来讲很有可能是不合时宜的。

7. 反复检查语法和拼写,避免犯愚蠢的错误

尤其要多次确认邮件主题的内容没有令人尴尬的错误,要让你的教授感受到你对这封邮件的诚意。

8. 不要在邮件中抱怨或发牢骚

抱怨和发牢骚在邮件中有时候只能给你带来相反的效果。

9. 控制邮件的长度

很多收件人看到很长的邮件的第一反应是跳过,打算迟一些再读,但最终会忘记这封邮件的存在不了了之。相反,非常短小的邮件看起来也会显得没有诚意和意义。所以,切记把握邮件的长度,提供足够的信息让你的收件人明白你邮件的意图。如果需要,可以适当提供一些背景材料供收件人参考。但一定要让你的问题看起来简单明了。 

10. 选择性的从过去的邮件中截取必要信息提醒教授

尽管有些时候可以引用整篇邮件让教授看到你们已经谈了些什么,轮盘游戏:但事实上这样只会让邮件看起来很冗杂,很难引起教授的注意。

11. 不要太过殷勤

在邮件中表现出礼貌和友好很重要,但是要适度,不要搞得像是在阿谀奉承。

12. 发邮件前先思考是否有必要

发邮件前先思考邮件的目的是什么;是否在向他们询问一个自己可以很容易得到答案的问题。例如,如果你给教授发邮件,目的只是询问本来就清楚的写在教授已经发给你的课程大纲上的问题(上课时间,地点等),只会给教授留下非常不好的印象,有些教授会选择不回复,认为你在浪费他们的时间。另外,如果你只是为了和教授约见面时间,通过发邮件的方式是可以的。但如果你的目的是希望得到教授的推荐信或寻求其他帮助时,面对面的交流要比邮件交流礼貌很多。

13. 最后的签名很重要

每封邮件最后都要感谢教授抽出时间来帮助你,并以“Best Wishes/ Regards”来结尾。(或者其他相关的正式语,但是要用友好的语气。)然后签上你的全名,而不是诸如Ry-Ry/ Biff什么的昵称。

14. 告知教授已收到邮件

如果你的教授给了你答复或者将你需要的资料发送给你,一定要告诉他你已经收到了。这样,下次在课堂上看到你的时候,他们就会觉得你是个不错的学生。


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